Такие проблемы означают, прежде всего, то, что в компании не налажен процесс делегирования. Обратимся к классическому определению делегирования.

Делегирование — это процесс передачи части задач руководителем сотрудникам для достижения конкретных целей организации. Определение этого понятия подсказывает нам, что делегирование — это процесс, у которого так же как и у остальных бизнес-процессов компании есть конкретные шаги и результаты.

В этой статье мы расскажем о том, как настроить процесс делегирования в любом микро, малом и даже среднем бизнесе. Но сначала разберёмся с разницей между бизнес-процессами и делегированием. Очень часто руководители начинают делегировать сотрудникам работу, которую они и так должны выполнять всегда.

Бизнес-процесс — последовательность действий, которые регулярно повторяются и приводят к результату, который индивидуален для каждого вида деятельности. Это может быть основной бизнес-процесс оказания услуги/производства товара или вспомогательные бизнес-процессы: бизнес-процесс маркетинга, бизнес-процесс отбора персонала, бизнес-процесс логистики или закупа товара. Все эти бизнес-процессы (если они есть в компании) должны быть описаны, стандартизированы и выполняться без участия руководителя. Исполнители шагов на бизнес-процессах не нуждаются в делегировании задач, которые они и так должны выполнять по бизнес-процессу.

А если руководитель продолжает делегировать повторяющиеся задачи по бизнес-процессу, то он развивает в своей компании микроменеджмент. Микроменеджмент — это участие и контроль руководителя в работе каждого процесса. Согласитесь, о какой системе может идти речь с микроменеджментом.

Приведём утрированный, но наглядный пример делегирования повторяющейся работы.

Клиент подал заявку на сайте — продавец продал товар — юрист составил договор и подписал у клиента — бухгалтер выставил счет — клиент оплатил — курьер доставил товар и подписал акты.

Руководитель:

Это пример настоящего микроменджмента. Как это негрустно, но часто реальный.

Вернёмся к делегированию. Делегировать нужно любую дополнительную работу, которая не является частью процессов, а включает новые действия и задачи, которые раньше в компании не выполнялись.

Пример:
Собственнику мебельной мастерской пришел запрос из администрации города прислать буклеты с перечнем детских кроваток для государственных детсадов. Он обращается к своему дизайнеру рекламных материалов и просит исполнить запрос в течение 3 дней. Это новая задача для дизайнера, которую он в своей работе еще не выполнял. Вот её руководитель может спокойно делегировать. А как правильно делегировать, чтобы собственник получил для администрации нужные буклеты и в срок. Сейчас расскажем.

В делегировании всегда есть две стороны: постановщик и приемщик задачи. Именно эти два товарища участвуют в процессе делегирования.

В процессе делегирования, как правило, 4 шага. Но чаще всего предприниматели, ограничиваются одним шагом. Я поставил задачу, значит её надо выполнить. Какой ещё процесс. Именно поэтому возникают и проблемы, которые мы описали в начале статьи. Итак, как сделать так, чтобы задачи выполнялись.

Кажется, что поставить задачу не составляет труда. Но не все так просто. От постановщика задачи очень многое зависит. Часто постановщики задач совершают ошибки, которые потом влияют на результат. Вот некоторые из них:

На втором шаге в игру вступает приёмщик задачи. Ответственный за выполнение задачи и получение результата. От того, как приёмщик понял задачу тоже многое зависит. И на шаге приёмки задачи допускается много ошибок.

Например,

Но самая главная ошибка, на наш взгляд, — это неправильное понимание задачи. Видение процесса и результата у постановщика и приёмщика всегда отличается. И если приёмщик не удостоверился и не подтвердил у постановщика понимание задачи, то результат будет не таким, каким ожидал постановщик.

На третьем шаге исполнитель выполняет задачу. Частая ошибка этого шага — отсутствие промежуточного контроля. Исполнитель выполняет задачу со всей ответственностью и серьезностью, вкладывает ресурсы: время, знания, компетенции. Но даже с правильным понимаем задачи результат может не оправдать ожидания постановщика.

Мы советуем:

Так исполнитель получит своевременную обратную связь от постановщика и устранит замечания до наступления срока сдачи результата.

Ещё одна ошибка на этом этапе — это не сохранять результаты всех версий работы в «книжечку». Книжечка — документ, папка, сервер, любое хранилище. Ведь есть вероятность, что постановщик захочет вернуться назад и принять предыдущий результат. Не сохранены предыдущие версии — придётся воспроизводить всё заново. А значит сроки растягиваются.

Последний, но не менее важный шаг в процессе делегирования. На этом шаге приёмщик задачи приносит результат, постановщик проверяет и принимает результаты.

Этот шаг, как ни странно часто забывается.
— Руководитель ставит задачу подчиненному, а сам о ней забывает.
— Задача может стать неактуальной, а руководитель забывает сообщить об этом приёмщику.

У приёмщика возникают мысли: «Зачем мне стараться выполнять задачи, если их никто не проверяет».

Для детального изучения вопроса создания правил по постановке и выполнению задач Эвологика рекомендует к прочтению полезную книгу Павла Безручко «Практики регулярного менеджмента».

Можно отразить ошибки и правила в таком формате:

Главное — соблюдайте эти правила. Ведь вы их создали совместно.