Контроль
Диктатура или помощь сотрудникам
В предыдущих статьях мы рассмотрели инструменты, которые используются руководителями для эффективного выполнения трех функций. Планирование. Организация. Мотивация.
Осталась четвертая не менее важная функция - контроль.


Алина Кравец,
автор статьи
Предположим, что вы грамотно поставили цели с командой, организовали процесс, замотивировали сотрудников на выполнение целей, но проверку и контроль не учли. Достигнете поставленных целей? Вероятность низкая. Какой бы замотивированной не была команда, и как бы хорошо она не понимала, что нужно делать - без контроля рано или поздно «в корабле пойдет течь».
Приведем метафору с ребенком. Когда малыш учится ходить, взрослые находятся от него на маленьком расстоянии, контролируя его передвижения, чтобы в случае травмоопасного падения успеть подхватить ребенка. А теперь представьте, что ребенок учится ходить сам, а взрослый находится на расстоянии 10 метров. Не успел бы даже добежать. Также и с вашей командой. Вы организовываете процесс так, чтобы работа выполнялась самостоятельно, но всегда держите руку на пульсе, чтобы успеть «подхватить».

С тем, что контролировать необходимо, мы разобрались. Но возникает вопрос, как контролировать так, чтобы не превратиться в диктатора, а помогать?
Ответ прост: создайте и внедрите инструменты контроля вместе с командой.

Часто руководители понимают контроль как проверку каждой «запятой» в бизнес-процессах компании. В этом случае руководитель ведет себя, как диктатор или тиран. Но контролировать нужно не все, а только самые важные и проблемные участки бизнес-процессов. А также давать возможность команде заниматься самоконтролем. Ни что так не уменьшает риск ошибок, как личная ответственность за результат без ошибок.

Один из способов, не вызывающих сопротивление команды, которым пользуется Эвологика – это собрать мини-совещание или мозговой штурм. Повестка: создание и внедрение удобных для всей команды инструментов контроля и проверки выполняемой работы.

Никто не любит, когда их контролируют и проверяют. Не любят, потому что не понимает, почему это важно. Ваша задача – объяснить. Поэтому начинать надо совещание с деловой игры или упражнения, которые покажут команде ценность и важность контроля. Например, деловая игра «Закрой кафе после смены».

Задание: Ведущий устно по порядку называет необходимые действия для закрытия кафе (не менее 20). Команда внимательно слушает. Далее ей дается 5 минут времени, чтобы устно по одному назвать те действия, которые они запомнили. После того, как упражнение будет выполнено, передайте команде полный список необходимых действий. И команда увидит, что они пропустили.

Пропуск даже одного действия, может повлечь нарушения бизнес-процесса, а значит недовольных клиентов.

Далее методом рефлексии участники называют последствия, которые могу произойти.

Например:
1
забыли поставить на охрану – угроза безопасности;
2
забыли помыть блендеры для коктейлей – утренний посетитель будет ждать свой коктейль долго;
3
забыли оставить лист стоп-меню – повар не смог приготовить клиенту нужный напиток;
4
забыли проверить сколы на посуде – клиент ушел недовольный.
Данное упражнение поможет вашей команде понять, что отсутствие проверки и бесконтрольно текущие процессы могут привести к нарушению вашей бизнес-системы.

После проведения игры, переходите к мозговому штурму по созданию инструментов контроля для ваших бизнес-процессов.
СПРАВКА
Примеры инструментов контроля для мозгового штурма:
  • Отчет по установленной форме (еженедельный, ежемесячный)
  • СОП;
  • Чек-лист;
  • CRM-системы различных форматов (Planfix, Evernote, AmoCRM и т.д)
  • Планы-отчеты на день в общей группе любого мессенджера;
Вы выбираете тот, который подходит вам, вашей команде и не усложняет бизнес-процессы. Чаще всего выбор команд падает на простой и нетрудозатратный инструмент – чек-лист.
В чем польза чек-листа
Чек-лист – проверочный перечень задач, дел, обязанностей, действий необходимых для получения результата какой-либо деятельности. Первая сфера, в которой стали использовать этот инструмент была авиация. Если посмотреть на панель управления пилота, то глаза разбегаются от количества кнопок и рычагов. Цена ошибки не нажатия той или иной кнопки/рычага известна. Именно поэтому в авиации стали применять списки проверки, которые позже стали называться чек-листами.

Так в чем же польза чек-листа?
1
невероятно удобный в использовании. В самом простом варианте - галочки напротив выполненного действия.
2
поддерживает дисциплину. Того, кто выполняет и того, кто проверяет.
3
сокращает временные затраты. Не нужно листать большую инструкцию, чтобы последовательно выполнить действия.
4
не позволяет забыть о мелочах. Например, забыли выключить свет при выходе из офиса - пришел большой счет за электричество. А если бы был чек-лист закрытия помещения после рабочего дня, то этого бы не случилось.
5
уменьшает количество ошибок из-за невнимательности.
6
делает сотрудников взаимозаменяемыми. Уволился сотрудник - новый научится по чек-листу быстрее.
Как составить чек-лист
1. Формат
Составить чек-лист можно в любом формате. В формате to-do листа, навороченного приложения, вшить в crm-систему и так далее.

Но начать мы рекомендуем с наиболее простого и удобного для визуального восприятия табличного формата:

Первый столбец: порядковый номер пункта
Второй столбец: наименование пунктов
  • дела;
  • задачи;
  • действия;
  • обязанности;
  • наличие чего-либо;
Третий столбец: отметка о выполнении/проверке
В этом столбце обычно ставятся:
  • галочка/крестик;
  • плюс/минус;
  • да/нет;
  • есть/нет.
Четвертый столбец (необязательно)
Примечания и комментарии. Например, вы выполнили только часть задачи, и чтобы не забыть про оставшуюся часть, записываете объем выполненной задачи.
2. Правила составления
  • В одной строке чек-листа записывается одно действие, дело, задача или обязанность. Или другими словами 1 строка – одна простая мысль. Не усложняйте пункты сложными предложениями и формулировками.

Например, распечатать договор и отвести договор контрагенту – это два разных действия – значит два разных пункта в чек-листе
  • Пункты чек-листов желательно уместить на одну страницу. Большие многостраничные чек-листы усложняют восприятие и увеличивают затраты времени на проверку. Выбирайте только важные и главные действия или задачи, без выполнения которых вы не достигнете результата процесса или события.
Например, договор подписан в двух экземплярах и проверены подписи в двух экземплярах – можно свести в одно действие: договор подписан на каждой странице в двух экземплярах.
  • Пункты в чек-листе лучше писать в утвердительной форме с глаголом в прошедшем времени в пассивном залоге.
Например, дверь закрыта на ключ, полотенца высушены и сложены на полке.
Виды чек-листов
Три основных вида чек-листа, которыми пользуется Эвологика в своей работе и в работе с клиентами – это:

1. Чек-лист самопроверки
В этом чек-листе исполнитель производит самопроверку выполненных действий. Не забыл ли он что-то сделать.
2 . Чек-лист выполнения

В этом чек-листе исполнитель в процессе выполнения действий, задач, процедур проставляет отметки после выполнения действия.
3. Чек-лист контроля

Данный чек-лист предназначен для руководителя. Используя его, он проверяет корректность выполнения тех или иных действий, дел, задач сотрудником. Чек-лист контроля может совпадать с чек-листами самопроверки и чек-листами выполнения.
В статье мы рассмотрели важность использования четвертой функции руководителя – контроля. Какой бы замотивированной не была команда и как бы хорошо она не понимала, что нужно делать - без контроля рано или поздно «в корабле пойдет течь». Организовывать процесс нужно так, чтобы команда выполняла работу самостоятельно, но руководитель всегда держал руку на пульсе, чтобы успеть «подхватить» команду в формате контроля основных точек процесса.

Для правильного выполнения функции контроля руководителю необходимо объяснить команде, почему важно вовремя контролировать и проверять работу. Для меньшего сопротивления – объяснить через деловые игры и упражнения. А затем всей командой создать инструменты контроля. Например, чек-листы. Удобный и простой инструмент.

Хотите узнать больше про все функции и инструменты успешного руководителя?
Читайте наши статьи и приходите на наши мероприятия.
Эвологика работает с малым бизнесом.

Это значит, что все статьи и материалы мы пишем для собственников и руководителей таких компаний. И стараемся донести сложные вещи максимально простым языком.

Мы заботимся о наших читателях-предпринимателях и экономим их время. Поэтому упрощаем, упрощаем, упрощаем.

Директор по развитию на аутсорсинге
Ответственный человек в вашу компанию, который профессионально выполняет функцию развития и наведения порядка

Разработает и внедрит вместе с вашей командой:


оргструктура
бизнес-процессы
регламенты и чек-листы
совещания
система мотивации
управленческие чек-листы
KPI
финансовая модель
база знаний компании
должностные папки
система мотивации
правила делегирования и др.
БЕСПЛАТНО
ПОДПИСАТЬСЯ НА БЛОГ
Ваше имя
Ваш e-mail