Как не разочароваться в процессе построения бизнес-системы. Часть 2
5 подходов в наведении порядка
В первой части статьи мы развеяли мифы, в которые верят предприниматели, когда задумываются о бизнес-системе в своей компании.

Алина Кравец, автор, редактор
Кратко 5 важных выводов из первой части:

— должностные инструкции решают вопрос какие функции выполнять, но не решают вопрос КАК выполнять.

— оргструктура, как отдельный инструмент не работает. Вы прописываете иерархию, а правила взаимодействия между отделами нет.

— внедрение автоматизации в бизнес без базового порядка даст только автоматизированный хаос.

— регламенты и инструкции для каждой функции сотрудников — лишняя трата времени и работа в стол. Никто не читает талмуды и продолжает работать по старинке.

— в любом бизнесе можно навести порядок, даже в творческом или из коллектива синих воротничков.

И что делать? Как наводить порядок?

Рассказываем во второй части.

Есть 5 базовых подходов, которые используют предприниматели, когда наводят порядок.
Подход № 1. Нанять «фрилансера»
В чем суть
«Найму человека, который проведет интервью с моими сотрудниками, соберёт всю информацию и даст нам готовые процессы и стандарты» - думает он. Приходит человек, за неделю опрашивает ключевых сотрудников, уходит. Через месяц возвращается или ещё проще отправляет по электронной почте огромную папку с документами.
Плюсы
1
На первый взгляд классная идея. Пока компания работает в своем режиме, профессионал всё сделает и не будет отвлекать.
2
Таких предложений на рынке достаточно. А платить как своему секретарю или офис-менеджеру.
Минусы
1
Как правило, специалисты, которые выполняют такую работу не имеют опыта в управлении. Они знают как описывать процессы и создавать управленческих инструменты с лекций в университете или бизнес-литературы. Увы, практика и теория отличаются. За короткие интервью собственника и сотрудников, фрилансер не разберется во всех тонкостях бизнеса: не поймёт и не учтёт корпоративную культуру, стиль управления, сложившиеся годами правила и ценности. Почему? Потому что он не в команде. Он человек со стороны.
2
Часто сотрудники, да и собственники при диагностическом интервью в своих ответах рисуют идеализированную картинку и умалчивают о проблемах и сбоях в работе. Например, когда рассказывают о процессе говорят о том, каким он должен быть, но забывают о том, что происходит сейчас, где есть сбои. А о том, как их устранить и речи быть не может.
3
Еще один недостаток – неоправданные ожидания. Предприниматель ждёт детальный, подробно написанный и оформленный документ/процесс, а ему присылают неоформленный документ «Ворд» на полстраницы. Появляются документы и процессы, которые не отражают реальность, и не облегчают жизнь собственника. Снова наша «любимая работа в стол».
Подход № 2. Запереться в кабинете и сделать самому
В чем суть
«Окей, найм человека на аутсорсе не лучшая идея, тогда сделаю сам или поручу начальникам отделов. В рабочее время или по вечерам собственник / руководитель запирается в кабинете, открывает ноутбук и рисует процессы, пишет инструкции, стандарты.
Плюсы
1
Никто не знает о компании лучше, чем собственник. И он напишет, создаст, так как надо. Но это плюс с натяжкой.
2
С сотрудниками возраста наших родителей, выросших в Советском союзе и привыкших работать по чётким регламентам и стандартам, такой подход сработает и сработает хорошо. Беспрекословное выполнение гарантировано . Но и это работает не всегда.
Минусы
1
Сотрудники, которые выполняют работу в компании, знают куда больше. Просто их никто не спрашивает. Собственник или руководитель на определенном этапе перестает вникать в детали оперативной работы и из-за этого создает идеальные процессы без учёта мнения сотрудников. В итоге руководитель спускает новые процессы и документы сверху, которые никто опять-таки использовать не будет. Или будет, но под жестким контролем. Особенно это касается сотрудников из поколения миллениалов. По нашему опыту — они не любят работать по чужим или навязанным регламентам.
2
Существенный минус такого подхода в том, что это совершенно невыгодно для компании. Время собственника стоит дороже, чем тратить его на рисование процессов. Время собственника нужно направлять на ключевые переговоры и развитие компании.
Подход № 3. Скопировать у конкурента
В чем суть
Такие случаи встречаются не редко. Недобросовестные бывшие сотрудники компаний передают конкурентам готовые пакеты документов. А предприниматели этим пользуются. Для некоторых задач такой подход может тоже сработать. Об этом в плюсах.
Плюсы
1
Если взять документы и кропотливо модифицировать под свою компанию с учетом особенностей, то это сработает. Но здесь не имеется в виду просто поменять название компании и город.
2
Такой подход любят использовать в общепитах, берут типовые стандарты, чаще всего технологические карты конкурентов и здорово экономят время на разработку рецептуры. Но есть одно но…
Минусы
1
Это незаконно.
2
Без учёта материальных ресурсов, местоположения, менталитета целевой аудитории, корпоративной культуры, стиля управления скопированные процессы и стандарты рискуют не заработать и принести убыток. Возьмём упомянутый общепит. Для приготовления творожной ватрушки в компании в Москве используют московского поставщика творога, а в Уфе своего местного. Разный творог в одной и той же пропорции и по одной и той же технологической карте даст две разные по консистенции, вкусу и сроку годности ватрушки. И уфимские или наоборот московские невкусные ватрушки будут лежать некупленными до закрытия пекарни. Поэтому в каждой компании должен быть свой человек — технолог, который разрабатывает для своей компании уникальную технологическую карту.
Подход № 4. Скачать из интернета
В чем суть
Этот подход похож на третий, но тут всё намного проще. Открыть вкладку поисковика в браузере, набрать «процессы, регламенты, инструкции», скачать. Чаще всего скачивают из интернета излюбленные должностные инструкции. Вспомните про миф из первой части статьи и поймёте, в чём подвох.
Плюсы
Единственный плюс — экономия времени. Но и этот плюс себя не оправдывает.
Минусы
Аналогичные минусы, что и в третьем подходе. Не учитывается специфика и особенности компании, а значит вряд ли будет работать.
Подход № 5. Вовлечь в наведение порядка свою команду
В чем суть
Как бы пафосно это не звучало, но любой бизнес работает для людей и с людьми. Мы производим и продаём свои товары и услуги людям руками людей. Так почему не поставить во главу всего людей? И руками своей же команды не создавать порядок?

Поэтому главный инструмент систематизации в этом подходе — это ваша команда и её вовлечение.

Одно единственное совещание на 20 минут, на котором вы спросите ваших сотрудников о том, чего им не хватает в работе, и что по их мнению нужно изменить, откроет вам глаза на зоны роста в компании. Никто кроме команды, которая выполняет работу, вам не скажет, что не так.
Плюсы
1
Когда руководитель вовлекает команду, то учитывает, как реально протекают процессы. Если спросить их мнение, они обязательно расскажут, как на самом деле они работают, и почему так быстрее и эффективнее.
2
Все одновременно видят точки оптимизации в процессах и совместно находят решение, которое удовлетворяет каждого члена команды.
3
Когда команда участвует в процессе наведения порядка, она чувствует свою сопричастность к развитию и построению компании. Вещи, которые люди создают своими руками, усилиями и пониманием, используются куда чаще.
4
Экономится время. Вместо одного человека порядок наводят несколько. Вместе или распределяя усилия между собой.
Вопрос о том , как вовлечь команду в наведении порядка заслуживает другой большой статьи. Следите за обновлениями в наших соцсетях.
Минусы
Минусы всё же есть.
1
Этот подход, к сожалению, не «волшебная таблетка». За два-три совещания порядок не навести. Для этого потребуется как минимум полгода. Но если делать постоянно, последовательно, то результаты можно увидеть уже через месяц.
2
Сначала собственнику или руководителю придётся выделять на это время. Лидер должен показывать личный пример.
3
Будут кризисы. Как минимум их будет два. Первый — кризис вовлечения. Команду, с которой до этого работали по-другому или не работали вовсе, в одночасье не вовлечь. Но для этого есть рабочие техники. Второй — кризис внедрения. Когда команда создала процессы, написала стандарты и начала получать первые результаты, вдруг наступает момент, что инструменты перестают работать. У команды возникают мысли: «Мы тут разрабатывали, описывали, почему работает». Совет руководителю: в этот момент вспомнить про цикл регулярного менеджмента — продолжать работу и вовлекать, но уже в формате аудита: вместе находить слабые точки, менять процесс, отказываться от неактуальных стандартов, регламентов, давать больше ответственности и устанавливать промежуточные точки контроля. Главное — совместно и регулярно. Тогда кризис можно преодолеть, и в компании возникает «культура бесконечных улучшений».
Это подход, который использует Эвологика. Команды наших клиентов сами создают порядок, а мы помогаем инструментами. Используем для этого 4 главных:

— управленческий консалтинг (инструменты управления);

— фасилитация (инструменты вовлечения);

— коучинг (корректируем стиль управления собственников и руководителей);

— дополнительное обучение команды нужным для работы навыкам.

Если хотите попробовать пятый подход в деле, то в нашем арсенале есть классный продукт «Порядок в бизнесе». Мы работаем с вами первые 2 месяца. За это время вы увидите, на что способна ваша команда. С нашей помощью она разработает необходимые инструменты (бизнес-процессы, структуру, регламенты) и начнет наводить порядок.
Эвологика работает с малым бизнесом.

Это значит, что все статьи и материалы мы пишем для собственников и руководителей таких компаний. И стараемся донести сложные вещи максимально простым языком.

Мы заботимся о наших читателях-предпринимателях и экономим их время. Поэтому упрощаем, упрощаем, упрощаем.

Директор по развитию на аутсорсинге
Ответственный человек в вашу компанию, который профессионально выполняет функцию развития и наведения порядка

Разработает и внедрит вместе с вашей командой:


оргструктура
бизнес-процессы
регламенты и чек-листы
совещания
система мотивации
управленческие чек-листы
KPI
финансовая модель
база знаний компании
должностные папки
система мотивации
правила делегирования и др.
БЕСПЛАТНО
ПОДПИСАТЬСЯ НА БЛОГ
Ваше имя
Ваш e-mail